Een milieu- en adviesbureau automatiseerde de volledige verwerking van inkomende facturen: van slimme mailboxfiltering en bijlage-extractie tot ophalen van facturen via NWWI-links, archivering en logging — met een webportaal als beheerscherm.
Een milieu- en adviesbureau ontving dagelijks tientallen facturen via meerdere mailboxen. Medewerkers openden e-mails handmatig, haalden bijlagen op, volgden NWWI-links op om facturen te downloaden, sloegen deze op in de juiste mappen en registreerden ze in het systeem. Een tijdrovend en foutgevoelig proces.
Omdat de facturen via verschillende mailboxen binnenkwamen — elk met eigen afzenders en structuren — was er geen uniforme verwerkingsroutine. Facturen raakten soms zoek, lagen dubbel opgeslagen of werden te laat verwerkt. Er was behoefte aan een volledig geautomatiseerd systeem met overzicht en logging.
Scalix ontwikkelde een volledig geautomatiseerd e-mailverwerkingssysteem. Het systeem monitort meerdere mailboxen en past per mailbox slimme filtering toe om relevante e-mails te herkennen. Bijlagen worden automatisch geëxtraheerd; e-mails met NWWI-links worden herkend en de facturen worden automatisch opgehaald via die links.
Alle facturen worden gearchiveerd in een gestructureerde mappenstructuur met volledige logging van elke stap. Een webportaal biedt medewerkers realtime inzicht in de verwerkingsstatus, eventuele fouten en een overzicht van verwerkte facturen.
Neem vrijblijvend contact op. We bespreken of en hoe we kunnen helpen.
